¿Para qué querer un sistema si puedo usar Excel?
Una vez trabajé en una empresa que prefería utilizar Excel en lugar de automatizar sus operaciones con un sistema. ¿La razón? Hubiera entendido si esta razón hubiera sido por presupuesto. Definitivamente implementar un sistema es más costoso que utilizar Excel sin embargo la razón sí que me sorprendió. Ellos preferían utilizar Excel porque es lo que sabían usar, por ende, les es más fácil de entender. Definitivamente prefirieron elegir quedarse en su zona de Confort. Quiero cerrar esta pequeña introducción con una idea principal. Ningún Excel, por más elaborado que sea, podrá reemplazar la potencia de un sistema o software. En el presente artículo trataré de explicar la razón.
Necesito procesar unos datos, ¿puedo utilizar el Excel? La respuesta es un contundente SÍ. No quiero que se malinterprete. Yo sí uso Excel y me gusta, pero para mí es una herramienta muy útil en el procesamiento de datos. En lo que discrepo es utilizar el Excel como Base de Datos. Lo considero muy peligroso. He visto muchos casos de personas al borde de la histeria porque «accidentalmente” borraron algunas celdas, columnas o filas importantes sin conseguir recuperarlo perdiendo información valiosa. Ahora, más de uno dirá “pero el Excel tiene mecanismos para proteger la información” y sí, eso es correcto, pero no todos saben o quieren usarlo.
Por otro lado, cuando uno protege celdas, si tuviera la necesidad de editarlas por algún motivo, necesariamente debe eliminar la protección, realizar la acción y luego claro debe recordar protegerla nuevamente (muchas veces se obvia ese paso). Personalmente considero una acción engorrosa y fastidiosa.
Por otro lado, el Excel, si bien puede contener mucha información, su capacidad no es ilimitada. Además, mientras más información contenga el archivo, el procesamiento se vuelve cada vez más lento. La hoja de cálculo demorará en procesar una gran cantidad de información. Esta es otra desventaja que encuentro.
Compartir archivos Excel. Cada vez es más fácil compartir estos archivos a través de la nube sin embargo tampoco me gusta esta práctica. Las tablas o archivos en Excel son elaboradas por un usuario en particular y cada vez que crea uno, debe explicar a su interlocutor o interlocutores, su funcionamiento. Muchas veces sucede que, en su explicación, pasa por alto muchas acciones de su archivo en Excel creando confusión a los demás, ya que asume que todos pueden ver la “sencillez” de la lógica de su creación, pero claro, esa “sencillez” solo la ve él como creador más no se pone en los zapatos de las demás personas que están viendo esos cuadros o tablas por primera vez.
Otra desventaja que veo al utilizar el Excel es al divorcio que existe entre la información de diferentes áreas. Cada una funciona como una isla creando sus propios archivos de procesamiento o bases de datos y sucede muchas veces que varias áreas procesan la misma información, pero con diferente perspectiva. El resultado final, un sinnúmero de tablas y archivos Excel que procesan prácticamente lo mismo.
Luego de revisar todos estos puntos, voy a explicar como un sistema bien implementado, los evita:
- Base de datos: Los sistemas almacenan su información en bases de datos muy seguras, muy poco vulnerables y de gran capacidad. Un sistema también tiene la capacidad de automatizar la generación de backups de manera periódica lo que ayuda a mantener la información muy bien resguardada. Es muy difícil eliminar registros de manera masiva sin algún tipo de conocimiento de programación y de contar con ellos, los sistemas también cuentan con mecanismos que evitan la ejecución de estos comandos maliciosos. Por lo tanto, es mucho más seguro mantener nuestra información en una Base de Datos que en un Excel.
- Velocidad en el almacenamiento y procesamiento de gran cantidad de datos: Los motores de Base de datos de los sistemas, al estar diseñadas para almacenar gran cantidad de información y si el sistema está correctamente codificado, permitirán su procesamiento a gran velocidad. Para esto la estructura de Base de Datos debe estar bien hecha siguiendo las reglas de normalización pero de eso ya se debe haber encargado el mismo desarrollador por lo que el usuario no va a tener problema alguno.
- Compartir la información y que la entiendan: La información de la empresa va a estar centralizada en una sola Base de Datos y existirá un solo sistema que la procesará. Este sistema será de conocimiento y uso de todo el personal de la empresa por lo que sólo bastará capacitar a los usuarios en su uso por única vez en lugar de estar explicando cada vez que se crea un archivo nuevo en Excel. Por otro lado, la tendencia actual es crear sistemas Web por lo que todo se encuentra en la nube y el usuario podrá tener acceso a esta información, en tiempo real, desde cualquier parte del mundo a un menor costo en comparación con el uso de sistemas en servidores locales. Solo necesita contar con una conexión a internet.
- Consolidado y procesamiento inteligente de la información: Los sistemas integrados reciben información de todas las áreas y las procesa de acuerdo a la necesidad del usuario. La duplicidad del procesamiento o del almacenamiento de datos es prácticamente nulo. Toda la información se encuentra no sólo integrada si no que enlazada una con otra creando la fuente de información inteligente que necesita la empresa para la toma de decisiones. Una sola herramienta para procesar toda la información de la empresa, recabada de las diferentes áreas.
En conclusión, un sistema es la mejor elección para el almacenamiento y procesamiento de la información de una empresa pero, un momento, ¿Dices entonces que ya no debo usar Excel? El Excel siempre será necesario para realizar algún tipo de proceso de información que el sistema no realice (aunque ahora los sistemas son más amigables con esta acción permitiendo que el usuario personalice su necesidad). Yo he trabajado con varios sistemas sin embargo esto no evitó que use mi Excel para alguna tarea en específico. Las hojas de cálculo siempre serán necesarias, tal vez cada vez menos, pero necesarias. La idea final de este artículo es “No odies el Excel… Ama los sistemas”.
Weimar Muro
CEO Founder Weicraft T&D